Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die INTERSPAR Gesellschaft m.b.H. (in der Folge „wir“/“uns“, „INTERSPAR“) als Verantwortlicher iSd Art 4 Z 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung - VO 2016/679 („DSGVO“) in Zusammenhang mit der INTERSPAR Herbsttagung 2024 (in der Folge „Veranstaltung“).

1.   Zwecke

1.1. Veranstaltungsorganisation/

Wir verarbeiten Ihre Daten, das sind

• Vor- und Nachname
• Unternehmen, für das Sie tätig sind
• Email-Adresse (beruflich; private- falls noch keine berufliche Email-Adresse vorliegt)
• Funktions-Nummer (betrifft nur Mitarbeitende des SPAR-Konzerns)
• Art der Teilnahme (Absage oder Zusage)

sowie außerdem, falls Sie vor Ort an der Veranstaltung teilnehmen:

• Den Veranstaltungsort (Hotel Wyndham Salzburg)
• Hotel erforderlich ja/nein, sowie ggf Reservierungsdaten (Name des Hotels, Einzel-/Doppelzimmer, Name zweiter Gast)
• Ausgewähltes Menü sowie gegebenenfalls weitere von Ihnen bekanntgegebene Informationen

zum Zweck der Veranstaltungsorganisation. Ihre Daten werden nicht zur automatischen Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO verwendet.

1.2.   Fotos / Videos

Im Rahmen der Veranstaltung werden von Dritten im Auftrag von INTERSPAR Fotos und auch Videos der teilnehmenden Personen erstellt und die Vorträge gefilmt und auch Publikumsaufnahmen gemacht. Während der Vorträge werden Live-Aufnahmen aus dem Publikum auf den Projektionsflächen (Haupt- & Seiten-Leinwände) übertragen.

Die im Rahmen der Veranstaltung erstellten Fotos bzw. Videos werden zum Zweck der Dokumentation bzw. Berichterstattung über die Veranstaltung in internen Medien (zB Intranet, Mitarbeiterzeitung, INsights-Mitarbeiter:innen-Newsletter, Filialscreen) ggf. unter Nennung des Namens bzw. Abteilung der abgebildeten Personen verarbeitet.

Alle Fotos der Veranstaltung werden den eingeladenen Personen unter anderem in einem Downloadportal zur Verfügung gestellt. Sobald die Fotos im Downloadportal verfügbar sind, erhalten alle Teilnehmenden der Veranstaltung und auf Wunsch ausgewählte eingeladene Personen per Email einen Link samt Zugangsdaten zum Downloadportal.

2.   Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis der berechtigten Interessen von INTERSPAR gemäß Art. 6 Abs. 1. lit f DSGVO. Die berechtigten Interessen von INTERSPAR bestehen in der Förderung des unternehmensinternen Miteinanders sowie in der Darstellung der Aktivitäten von INTERSPAR.

Sie stellen INTERSPAR Ihre Daten freiwillig, ohne gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Verfügung. Eine Nichtbereitstellung der oben unter 1.2. angeführten Daten bewirkt, dass INTERSPAR bei der Veranstaltung keine Aufnahmen von Ihrer Person anfertigen kann bzw. Sie allenfalls auf Aufnahmen unkenntlich machen wird (ausgenommen Live-Aufnahmen aus dem Publikum). Bitte teilen Sie dem Fotografen oder Filmteam vor Ort mit, falls Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten.

3.   Empfänger

In technischer Hinsicht ziehen wir die SPAR Business Services GmbH als Auftragsverarbeiter heran.

Überdies geben wir Ihre Daten im erforderlichen Ausmaß an folgende Empfängerkreise weiter:

• Ihr Hotel (soweit zur Hotelbuchung erforderlich)
• SPAR Österreichische Warenhandels-AG („SPAR-AG“) und Maximarkt Handels-gesellschaft m.b.H. („Maximarkt“) zur Berichterstattung in internen Medien. Insoweit gilt die vorliegende Datenschutzerklärung sinngemäß auch für die Verwendung der Fotos bzw. Videos durch die SPAR-AG und Maximarkt.
• Teilnehmende der Veranstaltung (nur Fotos über das Downloadportal);
• Abteilungen von INTERSPAR und der SPAR-AG, die bei der Anfertigung, Aufbereitung sowie Veröffentlichung von Fotos bzw. Videos tätig sind
• Externe Auftragnehmer und Auftragsverarbeiter, die bei der Anfertigung, Aufbereitung sowie Veröffentlichung von Fotos bzw. Videos sowie zur Erstellung & Druck von Sitzplänen und Namensschilder tätig sind
• Berater, Behörden (Finanzamt, sonstige Behörden) sowie Rechtsvertreter (bei der allfälligen Durchsetzung von Rechten oder Abwehr von Ansprüchen oder im Rahmen von Behördenverfahren)
• Unternehmen, die im Rahmen der Betreuung unserer unternehmensinternen IT-Infrastruktur (Software, Hardware) beauftragt sind.

Ihre Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.

4.   Speicherung / Löschung

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung nicht entgegenstehen und wir die Daten nicht im Einzelfall zur Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen benötigen, löschen wir Ihre Daten wie folgt:

• Ihre unter 1.1. genannten Daten werden binnen eines Jahres nach der Veranstaltung gelöscht.
• Die Fotos/Bilder/Videoaufnahmen werden 3 Jahre nach Ende der Veranstaltung aus unseren Systemen und aus unseren elektronischen Veröffentlichungskanälen (z.B. Webseite) gelöscht. Eine Löschung oder Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits ausgegeben sind, kann nicht erfolgen.

5.   Rechtsbehelfsbelehrung

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art 17. DSGVO), Einschränkung (Art 18. DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art 21. DSGVO) zu. Zur Geltendmachung Ihrer vorstehend angeführten Rechte wenden Sie sich bitte an SPAR (Kontaktdaten siehe unten).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, zögern Sie bitte nicht, uns Ihre Bedenken mitzuteilen (Kontaktdaten siehe unten). Zusätzlich steht Ihnen in solchen Fällen ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu.

6.   Kontakt:

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

INTERSPAR Gesellschaft m.b.H., z.H. Datenschutz-Koordination, Europastraße 3, 5015 Salzburg, Österreich

Per E-Mail: datenschutz@interspar.at

Sofern auch die SPAR Österreichische Warenhandels-AG Ihre Daten zur Berichterstattung verarbeitet:

Per Post: SPAR Österreichische Warenhandels-AG, z.H. Datenschutz-Koordination, Europastraße 3, 5015 Salzburg

Per E-Mail: datenschutz@spar.at

Sofern auch die Maximarkt Handelsgesellschaft m.b.H. Ihre Daten zur Berichterstattung verarbeitet:

Per Post:  Maximarkt Handels-gesellschaft m.b.H., z.H. Datenschutz-Koordination, Europastraße 3, 5015 Salzburg, Österreich

Per E-Mail: datenschutz@maximarkt.at