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Datenschutzerklärung

INTERSPAR Jahrestagung 2027

Diese Datenschutzerklärung erstreckt sich auf das Erfassen und Verwenden personenbezogener Daten

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung deiner Daten durch die INTERSPAR Gesellschaft m. b. H. (in der Folge „wir“/„uns“, „INTERSPAR“) als Verantwortlicher i. S. d. Art. 4 Z. 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung – VO 2016/679 („DSGVO“) in Zusammenhang mit der INTERSPAR Jahrestagung 2027 (in der Folge „Veranstaltung“).

1. Zweck

1.1. Veranstaltungsorganisation

Wir verarbeiten Ihre Daten, das sind

  • Vor- und Nachname

  • Unternehmen, für das Sie tätig sind

  • E-Mail-Adresse (beruflich; private - falls noch keine berufliche Email-Adresse vorliegt)

  • Funktions-Nummer (betrifft nur Mitarbeitende des SPAR Österreich-Konzerns)

  • Art der Teilnahme (Absage oder Zusage)

sowie außerdem, falls Sie vor Ort an der Veranstaltung teilnehmen:

  • den Veranstaltungsort (Salzburg Congress)

  • Hotel erforderlich ja/nein, sowie ggf Reservierungsdaten (Name des Hotels, Einzel-/Doppelzimmer, Name zweiter Gast)

  • gegebenenfalls weitere von Ihnen bekanntgegebene Informationen (wie z.B. das Geburtsdatum)

zum Zweck der Veranstaltungsorganisation. Ihre Daten werden nicht zur automatischen Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO verwendet.

1.2. Fotos/Videos

Im Rahmen der Veranstaltung werden von Dritten im Auftrag von INTERSPAR Fotos und Videos (in der Folge Aufnahmen) der teilnehmenden Personen erstellt, die Vorträge gefilmt und teilweise Interviews durchgeführt, welche per Video aufgenommen werden, sowie auch Publikumsaufnahmen gemacht. Während der Vorträge werden Live-Aufnahmen aus dem Publikum auf den vorhandenen Projektionsflächen übertragen.

Die im Rahmen der Veranstaltung erstellten Aufnahmen werden zum Zweck der Dokumentation bzw. Berichterstattung über die Veranstaltung in internen Medien (zB Intranet, Mitarbeiterzeitung, INsights-Mitarbeiter:innen-Newsletter, Filialscreen) ggf. unter Nennung des Namens bzw. Abteilung der abgebildeten Personen verarbeitet.

Wir behalten uns vor, Aufnahmen der Veranstaltung auch in sozialen Medien (Facebook, X (Twitter), Instagram, LinkedIn) zu veröffentlichen. Dies erfolgt in der Regel nur mit einer von Ihnen erteilten Einwilligung. Beachten Sie aber, dass es gegebenenfalls auch eine gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung und Veröffentlichung der Aufnahmen geben kann, sodass in Einzelfällen auch ohne Vorliegen Ihrer Einwilligung eine Veröffentlichung erfolgen darf („berechtigtes Interesse“, siehe „Rechtsgrundlage“). Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie in Ihrer Funktion als Repräsentant:in des SPAR Österreich-Konzerns (z.B. Vorstand, Geschäftsführung, Bereichs- und Abteilungsleitungen) oder auf Grund Ihrer besonderen Geschäftsbeziehung zum SPAR Österreich-Konzern aufgenommen wurden.

Alle Aufnahmen der Veranstaltung werden den eingeladenen Personen unter anderem in einem Downloadportal zur Verfügung gestellt. Sobald die Aufnahmen im Downloadportal verfügbar sind, erhalten alle Teilnehmenden der Veranstaltung und auf Wunsch ausgewählte eingeladene Personen, welche zuvor mit ihren E-Mail-Adressen berechtigt worden sind, per E-Mail einen Link zum Downloadportal.

2. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer unter 1.1. genannten Daten, die wir von Ihnen erhalten haben, ist für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich und erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigte Interessen) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung, sowie in der Förderung des unternehmensinternen Miteinanders sowie der Pflege von Geschäftskontakten. Sie stellen uns Ihre Daten freiwillig, ohne gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Verfügung. Eine Nichtbereitstellung der oben angeführten Daten bewirkt jedoch, dass Sie an der Veranstaltung nicht teilnehmen können.

Die Verarbeitung Ihrer unter Punkt 1.2. genannten Daten erfolgt auf Basis der berechtigten Interessen von INTERSPAR gemäß Art. 6 Abs. 1. lit f DSGVO. Die berechtigten Interessen von INTERSPAR bestehen in der Förderung des unternehmensinternen Miteinanders, der Pflege von Geschäftskontakten sowie in der Öffentlichkeitsarbeit und Darstellung der Aktivitäten von INTERSPAR, um den Bekanntheitsgrad von INTERSPAR zu erhöhen. Insofern Sie einer (separaten) Einwilligung zur Veröffentlichung der Aufnahmen in sozialen Medien zugestimmt haben, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Basis Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO. Sie stellen INTERSPAR Ihre Daten freiwillig, ohne gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Verfügung. Eine Nichtbereitstellung der oben angeführten Daten bewirkt, dass INTERSPAR bei der Veranstaltung keine Aufnahmen von Ihrer Person anfertigen kann bzw. Sie allenfalls auf Aufnahmen unkenntlich machen wird (ausgenommen Live-Aufnahmen aus dem Publikum). Bitte teilen Sie dem Fotografen vor Ort mit, falls Sie nicht fotografiert werden möchten.

3. Empfänger

In technischer Hinsicht ziehen wir die SPAR Business Services GmbH als Auftragsverarbeiter heran.

Überdies geben wir Ihre Daten im erforderlichen Ausmaß an folgende Empfängerkreise weiter:

  • Ihr Hotel (soweit zur Hotelbuchung erforderlich)

  • SPAR Österreichische Warenhandels-AG („SPAR“) und Maximarkt Handels-Gesellschaft m.b.H. („Maximarkt“) zur Berichterstattung in internen Medien. Insoweit gilt die vorliegende Datenschutzerklärung sinngemäß auch für die Verwendung der Aufnahmen durch die SPAR-AG und Maximarkt.

  • Teilnehmende der Veranstaltung (nur Aufnahmen über das Downloadportal)

  • Abteilungen von SPAR, INTERSPAR, Maximarkt und SPAR Business Services GmbH, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben die Daten notwendigerweise erhalten müssen (zB Marketing)

  • Auftragsverarbeiter, die bei der Anfertigung, Aufbereitung sowie Veröffentlichung der Aufnahmen sowie zur Erstellung & Druck von Sitzplänen und Namensschildern tätig sind

  • Berater, Behörden (Finanzamt, sonstige Behörden) sowie Rechtsvertreter (bei der allfälligen Durchsetzung von Rechten oder Abwehr von Ansprüchen oder im Rahmen von Behördenverfahren)

  • Betreiber sozialer Medien (nur Aufnahmen, bei Veröffentlichung)

  • Unternehmen, die im Rahmen der Betreuung unserer unternehmensinternen IT-Infrastruktur (Software, Hardware) beauftragt sind

Ihre Daten werden nicht in ein Drittland übermittelt.

Die Daten werden nicht an Empfänger weitergegeben, die mit diesen Daten eigene Zwecke verfolgen. Bei Social Media Kanälen kann es jedoch sein, dass der jeweilige Social Media Dienst gemäß dessen Nutzungsbedingungen ein Verwertungsrecht an den veröffentlichten Daten erhält.

4. Speicherung / Löschung

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung nicht entgegenstehen und wir die Daten nicht im Einzelfall zur Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen benötigen, löschen wir Ihre Daten wie folgt:

  • Ihre unter 1.1. genannten Daten werden binnen 15 Monaten nach der Veranstaltung gelöscht.

  • Ihre unter 1.2. genannten Daten werden 3 Jahre nach Ende der Veranstaltung aus unseren Systemen und aus unseren elektronischen Veröffentlichungskanälen (z.B. Webseite) gelöscht. Eine Löschung oder Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits ausgegeben wurden, kann nicht erfolgen.

5. Rechtsbehelfsbelehrung

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art 17. DSGVO), Einschränkung (Art 18. DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art 21. DSGVO) zu. Zur Geltendmachung Ihrer vorstehend angeführten Rechte wenden Sie sich bitte an INTERSPAR (Kontaktdaten siehe unten).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, zögern Sie bitte nicht, uns Ihre Bedenken mitzuteilen (Kontaktdaten siehe unten). Zusätzlich steht Ihnen in solchen Fällen ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu.

6. Kontakt

Sie erreichen uns, die INTERSPAR Gesellschaft m. b. H., unter folgenden Kontaktdaten:

  • Per Post: INTERSPAR Gesellschaft m. b. H., z. H. Datenschutz-Koordination, Europastraße 3, 5015 Salzburg, Österreich

  • Per E-Mail: datenschutz@interspar.at

Sofern auch die SPAR Österreichische Warenhandels-AG Ihre Daten zur Berichterstattung verarbeitet:

  • Per Post: SPAR Österreichische Warenhandels-AG, z. H. Datenschutz-Koordination, Europastraße 3, 5015 Salzburg

  • Per E-Mail: datenschutz@spar.at

Sofern auch die Maximarkt Handels-Gesellschaft m. b. H. Ihre Daten zur Berichterstattung verarbeitet:

  • Per Post: Maximarkt Handels-Gesellschaft m.b.H., z. H. Datenschutz-Koordination, Europastraße 3, 5015 Salzburg, Österreich

  • Per E-Mail: datenschutz@maximarkt.at